O mundo está diferente.
Esta semana tive contato com empresas de três países que nunca pensaria em conversar, pelo menos não tão cedo. Todos os contatos online e nenhum quilômetro de deslocamento. Desde que começou o isolamento, o tema Globalização me martela com extrema frequência, não existe mais competição local, prestadores de serviço da Índia podem, via VPN, resolver um problema no interior do Rio Grande do Sul, com custo zero em logística. Portanto, deixo aqui uma reflexão, estamos sendo suficientemente eficientes?
Promovo um exercício aos colaboradores da sua empresa:
Peça, com gentileza, que os agentes de um mesmo processo mapeiem as atividades que realizam, os sistemas que utilizam, a sequência lógica das tarefas e o tempo que demora para realizá-las. E, depois disso, analise os resultados.
Se os colaboradores conseguirem mapear todas as suas atividades e não deixarem faltar nada, parabéns! Porém, preste atenção nos detalhes, pois dificilmente haverá homogeneidade!
Por que isto ocorre? Existem algumas teorias…
Primeiro: pessoas são diferentes e se sentem à vontade fazendo as coisas do seu jeito. Segundo, e o mais provável, não há a cultura de processos e a melhoria contínua correndo nas veias dos colaboradores.
Inúmeras empresas, sejam elas grandes ou pequenas, sofrem dos efeitos da descentralização e crescimento desestruturado de seus negócios. Como consequência disso, as preocupações voltam-se para o externo, para os desafios de mercado e de marketing, dentre outros, e esquecem do simplório, do que realmente motiva o crescimento de toda instituição.
Faço das palavras de Howard Schultz as minhas:
“As empresas falham por não investir em processos, pessoas e sistemas”.
Os três pontos, citados por Schultz, fazem parte de um triângulo, onde o sistema, o qual é caracterizado pelo conjunto de objetos e indivíduos interconectados com o mesmo objetivo, sustenta os processos. Ademais, as pessoas, motivadas pelo propósito da empresa e pelas tarefas que executam, são consequência dos processos.
E como solucionar estes problemas?
Por muitas vezes a resposta para uma ineficiência é simples, contudo, não simplista.
Inicia-se com uma definição clara de missão, visão e valore. Seguida por muito treinamento e dedicação com a transferência de propósito para cada colaborador. Parece simples, não é?
Caso você consiga passar da primeira etapa, chegaremos em um momento bastante importante. Após o alinhamento, o treinamento e a identificação do porquê da existência da companhia (de maneira aprofundada), sobe-se mais um degrau: transferência dos objetivos em processos. Estes têm, como principal missão, cumprir com o propósito da empresa.
Definidos os processos de acordo com o propósito da empresa, a tarefa agora é entender aonde se quer chegar, lembrando sempre que a competição é global, e que, para cumprir com o propósito da empresa de maneira bem sucedida, a constância e a necessidade de melhoria são totalmente necessárias.
Mas como saber o que melhorar? Para onde olhar?
Você precisa desenhar tudo que faz, de maneira simples, de uma maneira que um leigo do seu negócio consiga entender, assim, pode ter certeza, as soluções aparecerão, desde que você permita que os outros lhe auxiliem.
Agora um ponto de vista pessoal e, talvez um pouco comercial, procure soluções com pessoas que podem realmente te ajudar, pois o olhar externo é muito importante para solução de todo e qualquer problema interno. E, ainda em oportunidade, muito cuidado ao definir interno e externo. Consideremos externo todo aquele que possui uma visão distinta do interno (aqui vale a pena ser bem heterogêneo).
E, assim, por meio de um olhar distinto, solucionar um problema pode se tornar mais simples. Às vezes por conhecimento em abundância ou por conhecimento específico, às vezes por já ter visto em uma outra corporação ou por nunca ter vivenciado aquilo.
Diante disso, externe seus problemas para outros setores da sua empresa, tenha a clareza no seu processo e saiba explicar de maneira simples, se necessário desenhe, porém sempre busque melhoria!
Trazendo para a prática…
Tome muito cuidado com as quatro planilhas em Excel de controle interno que fazem parte do seu cotidiano, pois talvez elas possam ser resolvidas com uma pequena automação. O seu cliente não paga por sua ineficiência. E, lembre-se sempre do conselho do pai da administração moderna, Peter Drucker:
“Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito.”
