O momento… Ah, o momento…
Que momento complexo e atípico estamos vivendo. O comportamento mundial de todas as instituições sociais (famílias, empresas, escolas, igrejas…) vem passando por mudanças tão rápidas que um dia inerte é o suficiente para “comermos poeira de colher”. Há uma parcela muito grande de pessoas insaciadas e com fome da mudança, inquietos que necessitam manter suas organizações sociais em perfeito funcionamento.
Não fui o primeiro a citar que empresas estão fazendo o trabalho de anos em meses e isto é louvável. Novos modelos de negócio, novas tecnologias sendo empregadas, novas maneiras de fazer a mesma coisa de um jeito diferente. A inovação foi necessária e motivada por um agente tão poderoso. Este mesmo agente foi capaz de fazer pessoas de idade avançada se conectarem a redes sociais para falar com seus entes mais queridos. Enfim, crescemos e evoluímos. Darwin que me perdoe, mas a próxima espécie da Teoria da Evolução é a minha vó fazendo uma call em seu smartphone.
Webinars, artigos, materiais e conteúdos falam das novidades, das modernidades e das inovações. Vejo muitas empresas dando passos muito largos na atual conjuntura e pouco ouço falar do melhor amigo de toda a empresa. O processo.
“O processo é o conjunto de atividades necessárias para atender a um cliente, consumidor ou contribuinte” (Luis Alberto Piemonte, 2010). Com esta brilhante, atemporal e ampla frase Piemonte me tocou na manhã do dia 14 de abril do ano 2020.
O processo é o tijolo de cada empresa, é ele que leva a responsabilidade e o mérito de conversar com todos os colaboradores e stakeholders. De diretor a peão, de vendedor a cliente. Sua mensagem é simples, clara e direta: estratégia.
A atual conjuntura, que provoca frios na espinha de todas as empresas, passará, toda a crise passa. Entretanto, fica o questionamento: Nos adaptar é importante. Sabemos disto, queremos isto. Inovamos e investimos em tecnologia. Mas investimos por quê? Investimos porque todas as empresas estão investindo? Ou investimos porque nossos processos precisam de investimento?
Com o pouco da Engenharia que me forma, tentarei transcrever em passos lógicos e claros. “medir é importante: o que não é medido não é gerenciado” (Kaplan; Norton, 1997). Esta frase, citada pelos pais do BSC e pontapé do meu debate.
Primeiro venho deixar clara e francamente: O processo é o coração de toda e qualquer empresa, agora e sempre.
Uma empresa seja de transformação ou de serviços tem tarefas/atividades feitas durante o espaço e tempo. Estas tarefas, sequenciadas logicamente ou não, são consideradas processos. Os processos podem agregar valor para a empresa na perspectiva do cliente ou não. Os processos que não agregam valor podem ser considerados como tarefas suporte para os processos que agregam valor, ou ainda pior, tarefas que são realizadas e estão em desalinhamento com a estratégia da empresa (acreditem, elas existem, e muito, do chão de fábrica ao escritório, das planilhas de Excel as inúmeras inspeções da mesma peça).
Partindo então do pressuposto que o conceito amplo de Processo está definido. Venho falar da importância de darmos a maior atenção do mundo para ele dentro de nossas empresas independente do setor.
Os anos 90 ficaram marcado no mundo da TI pelas frustações de inúmeras empresas na implantação de Softwares de ERP. Este insucesso foi causado pela falta de entendimento dos processos empresariais. E, por incrível que pareça, ainda existem inúmeros insucessos na implantação de Sistemas ERP dentro das Empresas. E ainda, o pesadelo ainda parece ser maior na atualidade. E por qual motivo? O portifólio de soluções tecnológicas cresceu numa proporção esplendorosa, parecem commodities, e as empresas adquirem influenciadas pelo mercado, por uma má gestão ou ansiedade. Na grande maioria dos casos estas tecnologias são implantadas em processos ruins e os resultados do projeto são abaixo do previsto.
Os processos “mal tratados” podem acarretar muitos malefícios para todo o tipo de empresa. Ok, vamos cuidar um pouco dos queridos processos…
E qual o caminho? Com a modéstia que me contempla e com a humildade para falar que o que vem nas próximas linhas não é verdade absoluta e cada empresa tem suas peculiaridades, o caminho que considero lógico vem com os seguintes passos:
Primeiro passo: mapeamento e documentação de todos os processos da empresa, AS IS. O mapeamento de processos é uma tarefa difícil e precisa ser feito por quem entende do assunto, existem perguntas específicas a serem feitas e o meu conselho é procurar o auxílio profissionais competentes para tal atividade ou um estudo aprofundado das melhores práticas. Inúmeros softwares existem para realizar estes mapeamentos, bem como inúmeras notações (EPC, BPM, BPMN, Mapeamento Shingo, Fluxograma, etc), cada uma com suas funcionalidades e características. O texto se limitará na explicação de cada uma delas, mas existem inúmeros materiais em livros e na Internet que explicam cada uma. Mapeei todos os meus processos, tenho toda a situação AS IS e agora? O que posso fazer?
Segundo passo: Debates, debates e debates. Converse com todas as pessoas que você considera importante na sua empresa, os responsáveis de cada processo, e tente construir baseado em fatos e dados as melhores práticas para sua empresa. Este é o momento mais importante, a meu ver, onde se define o futuro da empresa, e onde entra a inteligência. Onde desenha-se planos de ação para alcançar o TO BE que almejamos e precisamos. Existem inúmeras atividades e metodologias, bem como profissionais e consultorias capacitadas para redesenhar processos de todos os tipos de indústria, isto é revolucionário e a meu ver extremamente necessário para uma empresa que planeja competir e ser exemplo num cenário de alta competição devido a globalização. Competição ligada a globalização que fizeram cadeias de fornecedores não ter fronteiras, clientes comparar e comprar de qualquer lugar do mundo.
Terceiro passo: Transfira toda a sua inteligência para um software que seja suporte para o seu gerenciamento geral baseado em processos e pratique a melhoria contínua. Agora Imagine um mundo onde você pode testar e pivotar inúmeras ideias e novos processos, testar processos com cadeias de fornecedores mais próximos e simular reduções na demanda. Um mundo onde todo o colaborador sabe exatamente o que precisa fazer no dia de trabalho e se não sabe pode consultar. Um mundo onde os colaboradores da mesma empresa, se comuniquem e compartilhem melhorias de processos. Um mundo onde você o Compliance faz parte da rotina. Um mundo onde o gestor consegue medir o desempenho de todos os processos e analisar como esta o desempenho geral da empresa em tempo de tomada de decisão, dirigir olhando pra frente e não olhando para o retrovisor”, como diria o amigo, colega e professor Marcos Leandro Hoffmann. Neste mundo podemos analisar nossas fraquezas, investir com firmeza em novas tecnologias e testarmos infinitos novos processos, neste mundo a inteligência dos processos e tarefas é responsabilidade da empresa e o colaborador pode pensar em novas estratégias e abordagens, ser criativo para atender o seu cliente e melhorar a empresa diariamente.
Este mundo existe, este é o mundo do ARIS, um software que vai além do mapeamento de processos. Este não é um texto comercial, estaria me contradizendo se falasse que a solução citada é a resolução de todos os problemas. Porém, este é um texto que faz menção a tecnologias que solucionem problemas de negócio.
Seja sempre a sua melhor versão! Captou?
Te vejo no pódio!
